Jak funguje virtuální kancelář

Chtěli byste si zřídit virtuální kancelář, ale nevíte co přesně čekat? Nebo jste si ji už zřídili, ale nevíte, které její služby využít? Seznamte se s tím, jak funguje virtuální kancelář u nás. Na rozdíl od vlastní kanceláře ušetříte za nájem a zároveň získáte profesionální recepci a back-office.

Registrační sídlo

Po uzavření smlouvy o umístění sídla a poskytování administrativních služeb vám zajistíme podklady pro přepis sídla firmy v obchodním rejstříku nebo tuto změnu rovnou zajistíme “na klíč”. Díky tomu se vaše společnost (její registrační sídlo) přesune do našeho kancelářského centra a veškerá nová korespondence bude směřovat na vaši novou adresu v Praze. Pokud se některý z vašich zákazníků podívá do rejstříku a vyrazí na adresu sídla firmy, tak ho ráda obslouží naše milá recepce.

Korespondence ve virtuální kanceláři

Naše recepce se svědomitě postará o všechny vaše zásilky, přesně podle pokynů pro přebírání a zpracování korespondence a balíků, které jste si nastavili při podpisu smlouvy. Tyto pokyny můžete kdykoliv upravit.

Pokud máte nastaveno dosílání korespondence, příchozí zásilky vám budou oznámeny v den přijetí e-mailem. Korespondence vám bude týdně nebo měsíčně přeposlána na vaši adresu. Pokud máte nastaveno osobní přebírání, tak u nás vaše zásilky uložíme a vy si je budete moct vyzvednout kdykoliv v pracovní době recepce. V obou případech si můžete jeden nebo všechny doručené dopisy nechat naskenovat. Pokud u nás nemáte nastaveno přebírání pošty, došlé zásilky se vrací zpět odesílateli.

Návštěvy a rezervace prostor

Pokud do virtuální kanceláře dorazí neohlášená návštěva, naše recepční vám zatelefonuje a příchozího vám předá. Pokud vás nezastihneme, recepční potvrdí sídlo vaší firmy, vysvětlí situaci příchozímu a zašle vám e-mailem vzkaz. Co se týče naplánovaných návštěv, pokud vaše návštěva dorazí dříve než vy osobně, recepce se o ní postará, posadí do jednací místnosti, nabídne občerstvení a jednání začne ve chvíli, kdy dorazíte vy.

Rezervace kanceláří je možná po domluvě s recepcí, rádi vám potvrdíme zda jsou v požadovaném termínu volné kapacity. Pro vaše klienty je možné předem objednat občerstvení a také zajistit např. plátno a projektor nebo flipchart. Naše virtuální kanceláře jsou vybaveny wi-fi.

Vzkazy a telefonní linka

Jednou ze služeb, kterou si můžete zajistit ve virtuální kanceláři, je zřízení pražské telefonní linky přesměrované na váš telefon. Také si můžete zřídit pražskou telefonní linku s obsluhou operátora. V takovém případě naše recepce podle vašeho zadání buď převezme jménem vaší firmy vzkaz a vzápětí vám ho pošle do e-mailu nebo vás informuje telefonicky.

V případě jakýchkoliv dotazů kolem provozu virtuální kanceláře se na nás neváhejte obrátit. Programy a ceny Virtuální kanceláře Praha najdete zde: https://virtualni.profi-kancelar.cz/virtualni-kancelar-praha-ceny-a-programy/