Každý podnikatel, který plánuje založit s.r.o., zvažuje kam umístit sídlo. Mnoho podnikatelů nepotřebuje samostatnou kancelář k jednání s klienty ani skladové prostory. Někteří nemají zaměstnance, pro které je třeba zajistit zázemí. Nejčastěji se pohybují v terénu nebo na internetu a sídlo firmy je pro ně pouze povinnost vyplývající ze zákona. Z uvedených důvodů nebo čistě kvůli úspoře nákladů majitelé firem někdy volí sídlo společnosti, nejčastěji s.r.o., v bytě na adrese svého bydliště. Na první pohled se jedná o nejjednodušší řešení. Je tomu ale tak doopravdy?
1) Souhlas s umístěním sídla
K umístění sídla zakládané firmy na jakékoliv adrese je nutný souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem. Pokud je nemovitost ve vlastnictví zakladatele, není problém, aby vydal souhlas sám sobě. Ovšem v ostatních případech nemusí být získání souhlasu bezproblémové. Souhlas musí vystavit oprávněná osoba, nelze tedy pověřit někoho z rodiny nebo libovolného zaměstnance, aby souhlas podepsal. Nezřídka se stává, že souhlas podepíše osoba, která není uvedena v katastru nemovitostí jako vlastník nebo v případě právnické osoby není členem statutárního orgánu. Takový souhlas je živnostenským úřadem a obchodním soudem odmítnut.
Samostatnou kapitolou je umístění sídla s.r.o. v družstevním bytě. Souhlas totiž podepisuje představenstvo v souladu se stanovami družstva. Tedy pokud např. družstvo zastupuje vždy předseda a jeden člen představenstva, musí souhlas podepsat oba dva a podpisy nechat ověřit. Nelze použít souhlas podepsaný pouze jednou osobou nebo správcem nemovitosti (pokud k tomu nemá aktuální, výslovně udělenou plnou moc). V podobných situacích dochází mnohdy k nedorozuměním nebo k dlouhým časovým prodlevám.
2) Riziko exekuce
Exekutoři, kteří vykonávají pravomocné exekuční rozhodnutí, nemají povinnost zkoumat, komu patří majetek umístěný na adrese sídla. Pokud má podnikatel sídlo firmy na adrese svého bydliště, pravděpodobně přistoupí k exekuci techniky a nábytku, který nemusí patřit firmě, ale domácnosti. Vyvarovat se uvedeného postupu lze pouze prokázáním vlastnictví (např. kupní smlouvou), což však zejména u staršího majetku bývá problematické. Cílem exekuce se tedy mohou stát i osobní věci osob žijících ve společné domácnosti. V takové situaci existuje zákonná možnost dosáhnout nápravy prostřednictvím tzv. vylučovací žaloby, jedná se ovšem o složitý a hlavně dlouhotrvající proces, kterému je lépe se vyhnout.
Může dojít i k opačné situaci, pokud dojde k exekuci osobního majetku některého člena domácnosti, opět exekutor nezkoumá, komu technika a nábytek na uvedené adrese patří, a může tedy dojít i k zabavení majetku firmy, která má na dané adrese sídlo.
3) Reprezentace firmy a komfort
Sídlo právnické osoby musí být podle živnostenského zákona označeno u vstupu do nemovitosti názvem a IČ. Tato zdánlivě nevinná maličkost se může stát nepříjemností. Takto označená nemovitost totiž může budit nežádoucí zájem sousedů nebo dokonce neznámých osob.
Podnikatel se musí připravit i na to, že adresa sídla je veřejně známou informací na obchodním rejstříku, proto může očekávat neohlášené návštěvy zákazníků, kteří mají cestu okolo nebo potřebují ihned řešit svůj problém . V neposlední řadě je třeba myslet na to, že pokud je firma vyzvána úřadem k jednání v sídle firmy, má povinnost zajistit prostory tomu odpovídající.
4) Doručování zásilek do sídla firmy
Možná, že na začátku podnikání tráví podnikatel hodně času doma na počítači a telefonu. Nastane ale i situace, kdy podnikatel nebude přítomen na adrese svého sídla (např. kvůli jednání se zákazníky). Poté je náročné sledovat kdy má dorazit pošťák a kurýři s doporučeným dopisem nebo balíčky. Budou se o to chtít starat členové rodiny podnikatele?
Pokud nemá podnikatel spolehlivého člověka na recepci nebo v dosahu domácího zvonku, nevyhne se pobytu ve frontě na poště, spoustě telefonátů s kurýry a nakonec i zatoulanému balíčku. S profesionální recepcí se něco takového nestane. Na recepci si korespondenci a balíky může podnikatel vyzvednout kdykoliv a dopisy si nechá naskenovat do emailu.
5) Sídlo firmy v bytě a legislativa
Platná legislativa říká, sídlo právnické osoby může být v bytě pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá to i povaze a rozsahu její činnosti. Jak tedy předejít možným komplikacím spojeným se sídlem ve vlastním bytě? Výhodným řešením je zřízení virtuální kanceláře. Jedná se v podstatě o pronájem sdílených prostor se zajištěním běžné administrativy spojené se sídlem firmy. Virtuální kancelář poskytuje zařízené kancelářské prostory s recepcí, která zajišťuje kontakt s klienty, zpracování pošty, obsluhu zákaznické linky, evidenci vzkazů a návštěv, spediční služby atd.
Pokud podnikatel potřebuje pro své podnikání občas využívat vybavenou kancelář nebo zasedací místnost, není problém si jí krátkodobě na adrese sídla pronajmout. Obchodní partneři ocení profesionální úroveň prostor včetně kompletního technického zázemí (wi-fi, tiskárna, kopírka, skener) a klasického kancelářského občerstvení.
Pokud umístíte sídlo firmy do naší virtuální kanceláře, získáte nejen profesionální služby v reprezentativních prostorách, virtuální asistentku, ale také výrazně ušetříte. Cena se pohybuje pouze ve stovkách Kč za měsíc.