Zvažujete, že byste si zřídili virtuální kancelář, ale nevíte co od virtuální kanceláře očekávat? Nebo jste si už virtuální kancelář zřídili, ale nevíte co všechno patří do jejích služeb? Rádi vás seznámíme s tím, jak funguje virtuální kancelář u nás.
Návštěvy a rezervace prostor
Pokud podnikatel nezadal jiný postup, recepční podnikatelovi ihned, jak do virtuální kanceláře dorazí neohlášená návštěva, zatelefonuje a příchozího předá. Pokud není podnikatel na zadaných číslech dostupný, recepční vysvětlí situaci příchozímu a podnikateli zašle vzkaz. Co se týče ohlášených návštěv, pokud podnikatelova návštěva dorazí dříve než podnikatel osobně, recepce se o ní postará, nabídne občerstvení a jednání začne jakmile dorazí podnikatel.
Rezervace kanceláří je možná po domluvě s recepcí, recepce ráda potvrdí zda a kdy má v požadovaném termínu volné kapacity. Pro podnikatelovy klienty je možné předem objednat občerstvení a také zajistit např. plátno a projektor nebo flipchart. Wifi je ve virtuálních kancelářích Virtuální kanceláře Praha samozřejmostí.
Pošta a balíky ve virtuální kanceláři
Recepce sídlící na adrese virtuálního sídla se svědomitě stará o všechny podnikatelovy zásilky, přesně podle pokynů pro přebírání a přeposílání korespondence a balíků, které podnikatel nastavil při podpisu smlouvy. Tyto pokyny lze kdykoliv upravit.
Pokud má podnikatel nastaveno dosílání korespondence, příchozí zásilky mu jsou oznamovány v den přijetí e-mailem a následně přeposlány na jeho adresu 1x týdně nebo měsíčně. Pokud je nastaveno osobní přebírání pošty, tak jsou zásilky uloženy na recepci a podnikatel si je může vyzvednout kdykoliv v pracovní době recepce. Pokud podnikatel nemá nastaveno přebírání pošty, došlé zásilky jsou vraceny odesílateli. V tomto případě může podnikatel uvažovat o objednání dosílky přímo a České poště.
Registrační sídlo
Po uzavření smlouvy o umístění sídla a poskytování administrativních služeb je zajištěn přepis sídla firmy v obchodním rejstříku (nově veřejném rejstříku). Tím se podnikatelova společnost přesune do kancelářského centra Virtuální kanceláře Praha a všechna nová korespondence bude mířit na tuto podnikatelovu novou pražskou adresu. Každý zákazník, který se podívá do rejstříku a vyrazí na adresu sídla firmy, pak dorazí na vstřícnou recepci.
Virtuální asistentka
K hlavním funkcím virtuální asistentky patří automatizace opakovaných činností a zodpovídání častých dotazů klientů a kolegů. Také zapisuje úkoly, hlídá termíny a priority a je schopná připravit a publikovat příspěvky na sociálních sítích. Umí i sjednat schůzky a připomenout čas a místo porad nebo schůzek. Nechybí ani vytváření zápisů z jednání, reportů a přehledů a také umí vyhledávat informace ve firemních systémech. Ve spolupráci s člověkem také provádí přepis a korekturu textů a přípravu obchodní korespondence. Proto je virtuální asistentka vhodná jak pro samostatné podnikatele tak i pro výkonné majitele firem.
Vzkazy a telefonní linka
Jako jednu ze služeb je možné si zřídit pražskou telefonní linku přesměrovanou na podnikatelův telefon nebo obsluhovanou operátorem. V takovém případě recepce převezme jménem podnikatelovy firmy vzkaz a okamžitě ho podnikateli předá e-mailem nebo ho informuje telefonicky. V případě jakýchkoliv dotazů a žádostí se podnikatel může obrátit na recepci, která je tu pro něj v rámci otevírací doby.
Pokud umístíte sídlo firmy do naší virtuální kanceláře, získáte nejen profesionální služby v reprezentativních prostorách, ale také výrazně ušetříte.