Možná uvažujete o změně sídla ať už proto, že nejste spokojeni se službami, které na současné adrese máte, chcete se přesunout do oblasti kde je možnost získat více zákazníků nebo možná chcete zvolit prestižnější adresu. Ať už je důvod jakýkoliv, je dobré vědět co taková změna sídla obnáší.
Pokud má s. r. o. více společníků, nemůže o změně sídla do jiné obce rozhodnout pouze jeden jednatel. Musí se svolat valná hromada, na které se sejdou i ostatní společníci a tam je společně rozhodnuto o změně sídla. Pokud jednatelé se změnou sídla společnosti souhlasí, je nutné změnit společenskou nebo zakladatelskou smlouvu u notáře, pokud se jedná o změnu sídla do jiného města.
Pokud má společnost pouze jednoho jednatele, o změně sídla rozhodne statutární orgán (sám jednatel), není-li svěřeno rozhodování o změně sídla do působnosti jiného orgánu. Rozhodnutí nemusí mít formu notářského zápisu.
Na kterých úřadech je poté třeba změnu sídla nahlásit?
1) ČSSZ a pojišťovny
Pokud má společnost zaměstnance, je nutné do 8 dnů od změny sídla společnosti nahlásit novou adresu na příslušných úřadech sociální pojišťovny a jednotlivých zdravotních pojišťovnách. Naskenovaný dopis a výpis z obchodního rejstříku lze poslat přes datovou schránku.
2) Finanční úřad
Do 15 dnů od změny sídla společnosti je třeba nahlásit změnu adresy sídla na příslušný finanční úřad. Změna se dokládá usnesením z obchodního rejstříku s údajem o nabytí právní moci nebo novým živnostenským oprávněním.
3) Obchodní rejstřík
Po rozhodnutí o změně sídla, podává jednatel společnosti návrh na zapsání změny sídla v obchodním rejstříku. Ten musí obsahovat adresu nového sídla v plném znění. Do návrhu se přikládá doklad potvrzující rozhodnutí o změně sídla (tím může být rozhodnutí společníka nebo notářsky ověřený zápis z valné hromady),dvě vyhotovení aktuální verze zakladatelského dokumentu (pokud došlo k jeho aktualizaci), souhlas s poskytnutím sídla od vlastníka nemovitosti nebo výpis z katastru nemovitostí (pokud nemovitost vlastní sama firma) a kolek na zápis změny sídla společnosti, který stojí 2 000 Kč
Návrh na zápis změny se uskutečňuje prostřednictvím inteligentního formuláře, dostupného na webových stránkách Veřejného rejstříku a Sbírky listin. Lze ho vyplnit a nahrát do něj potřebné přílohy a následně ho lze odeslat firemní datovou schránkou, odeslat e-mailem na podatelnu soudu nebo ho vytisknout a osobně přinést na podatelnu. Soud je povinen se vyjádřit do pěti dní, zda návrh na změnu sídla přijal.
4) Živnostenský úřad
Do 15 dnů od změny sídla je třeba vyplnit změnový list s uvedením nové adresy sídla a podat jej na živnostenský úřad.
Kde všude je nutné adresu aktualizovat?
Podnikatel by neměl zapomenout adresu aktualizovat ve firemním softwaru, například účetním nebo na výkazech a přiznáních. Nezbytné je aktualizovat webové stránky a firemní účty na sociálních sítích. Nelze ani zapomenout na vizitky a na podpis v e-mailu. Je dobré také o změně informovat dodavatele a zákazníky.
Pokud se vám nechce řešit tento proces samostatně, můžete se svěřit do rukou profesionálům.