Zájem o virtuální kancelář a virtuální sídlo v posledních letech neustále roste. Využívají je začínající podnikatelé, živnostníci, nově vzniklé firmy po založení s.r.o. i zavedené společnosti, které chtějí snížit náklady nebo získat reprezentativní adresu pro své podnikání. Přesto kolem těchto služeb stále koluje řada mýtů, které mohou podnikatele zbytečně odrazovat.
Podívejme se na nejčastější omyly a vysvětleme si, jak to ve skutečnosti funguje.
Mýtus č. 1: Virtuální kancelář není legální
To je jeden z nejrozšířenějších mýtů. Ve skutečnosti je virtuální kancelář zcela legálním řešením, které využívají tisíce podnikatelů po celé České republice.
Společnost nebo OSVČ může mít sídlo na adrese, ke které má právní důvod užívání, například na základě souhlasu vlastníka nemovitosti. Právě tento souhlas zajistí provozovatel virtuální kanceláře, díky čemuž lze adresu bez problémů zapsat do obchodního nebo živnostenského rejstříku.
Mýtus č. 2: Virtuální sídlo využívají jen pochybné firmy
Někteří lidé se domnívají, že virtuální sídlo slouží pouze společnostem, které chtějí něco skrývat. Opak je pravdou. virtuální sídla využívají například začínající podnikatelé, freelanceři, e-shopy, zahraniční společnosti vstupující na český trh.
Pro většinu z nich jde především o ekonomické rozhodnutí. Místo drahého pronájmu kanceláře platí pouze za služby, které skutečně potřebují. Pokud se podnikání úspěšně rozvine a dává smysl otevřít vlastní kancelář, mohou sídlo kdykoli přesunout.
Mýtus č. 3: Na virtuální kancelář nepřijde žádná pošta
Další častou obavou je doručování zásilek. Ve skutečnosti kvalitní poskytovatelé virtuálních kanceláří přebírají poštu za klienta, informují ho o jejím doručení a podle sjednaných podmínek ji přeposílají nebo umožňují osobní vyzvednutí.
Mnoho poskytovatelů nabízí také skenování došlé korespondence, takže podnikatel může důležité dokumenty vyřídit odkudkoliv – viz www.profi-kancelar.cz/cenik-virtualni-kancelar-sidlo-firmy.
Mýtus č. 4: Finanční úřad nemá virtuální sídla rád
Někteří podnikatelé mají obavu, že budou kvůli virtuálnímu sídlu automaticky častěji kontrolováni.
Samotná skutečnost, že firma využívá virtuální sídlo, není důvodem ke kontrole. Úřady zajímá především to, zda společnost plní své zákonné povinnosti, vede účetnictví, podává daňová přiznání a komunikuje s úřady. Pokud firma podniká řádně, není využívání virtuální kanceláře žádným problémem. Sídlo umístěné v Praze je vzhledem k množství pražských společností vystaveno kontrole jen vzácně – viz: www.profi-kancelar.cz/sidlo-pro-firmu.
Mýtus č. 5: Virtuální kancelář je vhodná jen pro malé firmy
Virtuální kanceláře dávno nejsou určeny pouze začínajícím podnikatelům.
Často je využívají také zavedené společnosti, které mají zaměstnance pracující z domova, obchodníky v terénu nebo několik poboček po celé republice. Pro tyto firmy představuje virtuální kancelář efektivní způsob, jak mít reprezentativní sídlo bez zbytečně vysokých provozních nákladů.
Mýtus č. 6: Virtuální kancelář znamená, že firma nemá skutečné zázemí
Sídlo společnosti nemusí být totožné s místem, kde firma vykonává svou činnost.
Řada podnikatelů pracuje z domova, navštěvuje zákazníky nebo působí přímo u klientů. Virtuální kancelář proto slouží především jako oficiální sídlo společnosti, místo pro doručování pošty a reprezentativní kontaktní adresa.
Pokud se zaměstnanci potřebují sejít, mohou využít krátkodobý pronájem zasedačky – viz: www.profi-kancelar.cz/pronajem-kancelare.
Mýtus č. 7: Změna na virtuální sídlo je složitá
Mnoho podnikatelů odkládá změnu sídla, protože se obává zdlouhavé administrativy.
Ve skutečnosti lze celý proces zvládnout poměrně rychle. Pokud se sídlo mění v rámci stejné obce, podává se žádost rovnou na obchodní rejstřík, v případě změny do jiné obce se adresa sídla mění notářským zápisem a následným přímým zápisem do obchodního rejstříku – viz: www.profi-kancelar.cz/zmena-sidla-spolecnosti.
Vyplatí se virtuální kancelář?
Pro mnoho podnikatelů je virtuální sídlo praktickým a ekonomickým řešením. Umožňuje oddělit soukromou adresu od podnikání, získat reprezentativní sídlo společnosti a současně využívat služby spojené se správou pošty a administrativou.
Při výběru poskytovatele je důležité zaměřit se nejen na cenu, ale také na rozsah nabízených služeb, zkušenosti společnosti a kvalitu zákaznické podpory.
Pokud si vyberete spolehlivého partnera, může vám virtuální kancelář usnadnit každodenní podnikání, zvýšit profesionalitu firmy a zároveň snížit náklady na provoz. Proto se vyplatí nenechat se odradit zažitými mýty a rozhodovat se podle ověřených informací a skutečných potřeb vašeho podnikání.