Virtuální sídlo se stává stále populárnější volbou pro firmy všech velikostí. Nabízí řadu výhod, jako je nižší náklady, flexibilita a prestižní adresa. Je ale důležité si uvědomit, že s virtuálním sídlem se pojí i některá právní specifika, která by měl každý podnikatel znát.
Legalita virtuálního sídla
V České republice je používání virtuálního sídla plně legální. Zákon o obchodních korporacích nestanovuje žádné požadavky na fyzickou přítomnost firmy na adrese sídla. Virtuální sídlo tak může sloužit jako oficiální adresa firmy pro všechny právní a korespondenční účely.
Povinnosti spojené s virtuálním sídlem
I když je používání virtuálního sídla legální, s touto volbou se pojí i určité povinnosti:
- Transparentnost: Firma s virtuálním sídlem musí jasně uvádět adresu sídla na veškerých firemních dokumentech, včetně webových stránek a obchodních smluv.
- Dostupnost: Na adrese sídla musí být během běžné pracovní doby dostupná osoba oprávněná zastupovat firmu a přebírat korespondenci. V praxi to pro virtuální sídla obvykle znamená, že v sídle bude sídlit recepce, která tyto služby zajišťuje.
- Registrace: Firma s virtuálním sídlem se musí i nadále registrovat u příslušného úřadu. Pokud chce podnikatel vyvíjet podnikatelskou činnost, musí mít zřízeno sídlo. V občanském zákoníku (ustanovení § 429) se říká, že sídlo společnosti se určí adresou zapsanou ve veřejném rejstříku. Adresa sídla nesmí být schránková adresa.
- Komunikace s úřady: I když vaše firma nemá fyzickou kancelář na adrese virtuálního sídla, je třeba zajistit, aby byla adresa správně uváděna ve veškeré korespondenci s úřady a dalšími institucemi. To zahrnuje dodržování předpisů ohledně doručování oficiální pošty a dalších dokumentů. Podnikatel je také povinen zajistit prostory, pokud je vyzván k jednání státními orgány.
- Smlouvy a právní dokumenty: Při využití virtuálního sídla je důležité, aby bylo jasné, že tato adresa slouží pouze pro účely registrace firmy a že skutečná činnost firmy může být prováděna jinde. To je důležité zejména při uzavírání smluv a právních dokumentů, kde je třeba uvést skutečnou adresu, na které se nachází provozovna firmy.
- Vlastnické právo: Co se týče živnostenského zákona, ten ukládá podnikateli povinnost označit názvem firmy a identifikačním číslem objekt, v němž má jeho obchodní společnost sídlo (§ 31 odst. 2). Podnikatel je také povinen prokázat vlastnické či užívací právo k prostorám sídla (§ 31 odst. 2 živ. zákona). Zpravidla to lze dokázat dokumentem Souhlasem vlastníka nemovitosti s užíváním sídla na dané adrese.
Virtuální sídlo nabízí podnikatelům v České republice řadu výhod jako jsou nižší náklady, flexibilita nebo prestižní adresa.
Skvělou virtuální kancelář nabízí firma Virtuální kancelář Praha, která klientům poskytuje již deset let spolehlivé virtuální kanceláře v Praze 1, 2, 3 a 9 a příjemně překvapí dostupnými službami a rozumnou cenou.