Zřízení virtuálního sídla může být užitečné pro firmy a jednotlivce, kteří chtějí využívat adresu kromě jiného pro přebírání korespondence a kteří chtějí působit reprezentativně, aniž by potřebovali fyzický kancelářský prostor.
Zvolte místo s dobrou pověstí a důvěryhodnou adresou. Například město, které má prestižní adresy může působit lépe než menší město nebo venkovská oblast. Budova, ve které je sídlo umístěno, by měla působit reprezentativně a měla by být dobře přístupná automobilovou i hromadnou dopravou. Díky tomu lze získat i nové zákazníky a klienty. Pro některé podnikání je důležité umístění blízko centra většího města, jinému vyhovuje spíše autem dobře dostupný okraj.
Anonymita velkého města také znamená méně častou komunikaci ze strany úřadů. Velkou výhodou je také větší profesionalita případného jednání zaměstnanců finančního úřadu s podnikatelovou firmou. Pokud se jako podnikatel rozhodnete podnikat například v Praze, pro začínající nebo malou firmu mohou být náklady na zřízení kanceláře v Praze příliš vysoké. Proto je výhodné využít služby virtuální kanceláře.
Majitelé firem někdy volí sídlo společnosti, nejčastěji s.r.o., v bytě na adrese svého bydliště. Na první pohled se jedná o nejlepší řešení. Je tomu ale tak?
K umístění sídla zakládané firmy na jakékoliv adrese je nutný souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem. Pokud je nemovitost ve vašem vlastnictví, není problém, abyste si vydal souhlas sám sobě. Ovšem v ostatních případech nemusí být získání souhlasu bezproblémové. Dalším problémem může být riziko exekuce. Exekutoři, kteří vykonávají pravomocné exekuční rozhodnutí, nemají povinnost zkoumat, komu patří majetek umístěný na adrese sídla. Pokud budete mít sídlo firmy na adrese svého bydliště, pravděpodobně exekutor přistoupí k exekuci techniky a nábytku, který nemusí patřit firmě, ale domácnosti.
Sídlo právnické osoby musí být podle živnostenského zákona označeno u vstupu do nemovitosti názvem a IČ. Adresa sídla je veřejně známou informací v obchodním rejstříku, proto můžete očekávat neohlášené návštěvy zákazníků, kteří mají cestu okolo nebo potřebují ihned řešit svůj problém. Je třeba myslet i na to, že pokud je firma vyzvána úřadem k jednání v sídle firmy, máte povinnost zajistit prostory tomu odpovídající.
Možná, že trávíte hodně času prací doma na počítači a telefonu. Nastane ale i situace, kdy nebudete přítomen na adrese svého sídla (např. kvůli jednání se zákazníky). Poté je náročné sledovat kdy má dorazit pošťák a kurýři s doporučeným dopisem nebo balíčky. Budou se o to chtít starat členové vaší rodiny?
Platná legislativa také říká, že sídlo právnické osoby může být v bytě pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá to i povaze a rozsahu její činnosti. Jak tedy předejít možným komplikacím spojeným se sídlem ve vlastním bytě?
Výhodným řešením je zřízení virtuální kanceláře. Jedná se v podstatě o pronájem sdílených prostor se zajištěním běžné administrativy spojené se sídlem firmy. Ujistěte se, že poskytovatel virtuálního sídla nabízí všechny pro vás potřebné služby, jako je přeposílání korespondence, přijímání hovorů nebo pronájem kanceláře. Ujistěte se, že virtuální sídlo také nabízí dostatečnou flexibilitu a přizpůsobení vašim potřebám.
Skvělou virtuální kancelář nabízí firma Virtuální kancelář Praha, která klientům poskytuje již deset let spolehlivé virtuální kanceláře v Praze 1, 2, 3 a 9 a příjemně překvapí dostupnými službami a rozumnou cenou.