Při založení s.r.o. či jiné právnické či fyzické osoby stojí každý podnikatel před otázkou: kam umístit sídlo? Zatímco někteří potřebují fyzickou kancelář, zázemí pro zaměstnance nebo skladové prostory, mnoho z nich pracuje primárně on-line, v terénu, nebo podniká bez týmu. Pro tyto podnikatele je sídlo firmy spíše formální nutností než reálnou potřebou.
Na první pohled se jako jednoduché a levné řešení nabízí využití vlastní domácnosti – bytu nebo domu … zdánlivě bez nákladů, bez administrativy navíc. Jenže realita může být komplikovanější. Zvažujete-li zřízení sídla doma, přečtěte si, na co si dát pozor a proč stále více podnikatelům vyhovuje virtuální sídlo.
Souhlas vlastníka nemovitosti – první překážka
Pokud nejste jediným vlastníkem nemovitosti, kam chcete sídlo umístit, budete potřebovat písemný souhlas vlastníka s úředně ověřeným podpisem. U bytů v osobním vlastnictví to může být jednoduché, ale u družstevních bytů už jde o složitější proces – souhlas totiž musí být udělen v souladu se stanovami družstva, což může znamenat podpis i několika členů představenstva.
Nemůže-li podpis poskytnout vlastník, může jej zastoupit jiná osoba, která se však musí prokázat plnou mocí. Pokud souhlas nebude v pořádku, živnostenský úřad nebo rejstříkový soud vaši žádost odmítne. A to znamená zdržení a další kolečko papírování.
Je-li vlastníků nemovitostí více, právní praxe stanovuje, že je třeba doložit ověřené podpisy majitelů, kteří vlastní dohromady alespoň 2/3 podíl.
Exekuce? Riziko nejen pro podnikatele
Mít sídlo firmy na adrese bydliště může přinést nečekané komplikace při exekuci. Exekutoři nezkoumají, kdo je skutečným vlastníkem majetku v místě sídla – pokud najdou notebook, tiskárnu nebo jinou techniku, mohou ji zabavit bez ohledu na to, zda patří firmě nebo rodině.
Podobně, pokud se exekuce týká člena domácnosti, může být zabaven i firemní majetek, který je na stejné adrese. Prokázání vlastnictví bývá zdlouhavé, a i když existuje možnost podat tzv. vylučovací žalobu, jedná se o náročný právní proces. Jednodušší je se těmto situacím rovnou vyhnout – například právě volbou virtuálního sídla.
Reprezentace a soukromí
Sídlo firmy musí být podle zákona viditelně označeno – názvem společnosti a identifikačním číslem (IČ). U rodinného domu nebo bytu tak dojde k narušení soukromí, což může být nepříjemné nejen pro vás, ale i pro sousedy.
Navíc je adresa sídla veřejně dohledatelná v obchodním rejstříku. Znamená to, že vás mohou bez ohlášení navštívit zákazníci, obchodní partneři i úřady. Pokud podnikáte z domova, těžko jim nabídnete reprezentativní prostředí pro schůzku.
Příjem pošty a doručování zásilek
Při podnikání bývá člověk často na cestách. Sledování doručování doporučených dopisů a balíčků pak může být stresující. Kurýři volají, pošťák netrefí, zásilka skončí na poště, která má ale jen určité otevírací hodiny.
Pokud navíc podnikatel nemá nikoho, kdo by přebíral poštu v jeho nepřítomnosti, ztrácí čas i důležité informace. Oproti tomu profesionální recepce ve virtuální kanceláři zajišťuje pravidelné přebírání a evidenci zásilek, skenování důležité pošty do e-mailu a její dosílání.
Virtuální sídlo: moderní řešení pro 21. století
Rostoucím trendem mezi podnikateli je virtuální sídlo. Jedná se o pronájem adresy v kancelářské budově s kompletním zázemím – bez nutnosti fyzické přítomnosti. Získáte tak prestižní adresu, profesionální recepci, správu pošty a možnost občasného pronájmu kanceláře nebo zasedací místnosti.
Virtuální kanceláře obvykle nabízejí:
- přebírání a přeposílání pošty
- skenování dokumentů do e-mailu
- příležitostný pronájem kanceláře / zasedačky pro schůzky s klienty
- výrazné úspory oproti klasickému pronájmu kanceláře
Navíc – cena za sídlo ve virtuální kanceláři se pohybuje v řádku několika set korun měsíčně – viz: www.profi-kancelar.cz/cenik-virtualni-kancelar-sidlo-firmy/. Za zlomek ceny běžné kanceláře tak získáte profesionální image, komfort a klid – viz: www.profi-kancelar.cz/jak-to-chodi-ve-virtualni-kancelari/.
Umístit sídlo firmy do vlastního bytu může být krátkodobě pohodlné a levné řešení. Dlouhodobě však přináší řadu rizik – právních, logistických i osobních. Naopak zřídit virtuální sídlo je moderní, efektivní