Současná hospodářská situace nutí firmy snižovat náklady na provoz. Podnikatelé hledají různé cesty, jak toho dosáhnout, a jedním z efektivních způsobů jsou úspory za provoz kancelářských prostor. Pokud nemusí mít firma nutně zaměstnance „pod dozorem“, může některé z nich nechat úplně nebo částečně pracovat z domova. I kdyby jim měla platit připojení na internet a spotřebovanou energii, pořád ušetří za zmenšení plochy pronajímaných kanceláří významné částky.
Ovšem na výdajích za sídlo lze ušetřit i více. S přibývající množství činností, které lze dělat v on-line prostředí, lze totiž fyzické kanceláře úplně zrušit a jako sídlo firmy zvolit tzv. virtuální kancelář.
Virtuální kancelář je vlastně outsourcingová služba spočívající v pronájmu adresy sídla u specializované firmy, která pokrývá základní kancelářský provoz.
Za měsíční poplatek lišící se v závislosti na objednaných službách získá podnikatel správu poštovní agendy, telefonní linku s přesměrováním nebo operátorem vyřizujícím příchozí telefony, možnost krátkodobého pronájmu kanceláře a zasedací místnosti. Z jednotlivých služeb, které virtuální kancelář nabízí lze zvolit buď typizovaný balíček služeb, nebo si služby nakombinovat v souladu s podnikatelskými potřebami – viz: www.profi-kancelar.cz/pronajem-kancelare-praha.
Řada podnikatelů oficiální kancelář vlastně ani nepotřebuje. Typickým příkladem jsou různí poradci, konzultanti, IT odborníci, účetní. Ti většinu času tráví doma nebo u klienta, i přesto však potřebují zajistit základní administrativu a zázemí pro schůzky se zákazníky a partnery.
Virtuální kancelář je navíc flexibilní službou, kterou lze kdykoli upravit nebo ukončit podle aktuálních potřeb firmy.
Podnikatel se tak může hned soustředit na plánování a rozvoj klíčových oblastí své činnosti a nemusí ztrácet drahocenný čas a energii hledáním a správou fyzických kancelářských prostor. Mezi další výhody patří:
Prestiž a únik od pozornosti
Mnozí podnikatelé stěhují své sídlo do Prahy, aby tím zvýšili prestiž a získali nové zakázky. Řada z nich si zvolí virtuální sídlo v hlavním městě také proto, aby unikli závisti sousedů, očím konkurence a místním úřadům, které bývají v regionech mnohem aktivnější než v Praze. Vstup do sídla společnosti totiž musí být označen minimálně názvem firmy a identifikačním číslem, a tedy umístění sídla do nemovitosti, ve které podnikatel zároveň bydlí, může vysílat nežádoucí signály okolí.
Finanční úspora
Výhodou virtuálních kanceláří je, že jsou o dost levnější než ty kamenné. Podnikatel přitom získá sídlo na lukrativní adrese třeba v centru hlavního města. Navíc se nemusí zabývat zaměstnáváním pracovníků ani agendou spojenou s provozem fyzických prostor, vše zajišťuje provozovatel.
Na co dát pozor
-
Cena a skryté poplatky
Virtuální kanceláře se liší cenou i rozsahem služeb. Pozor na podezřele levné nabídky – mohou mít skryté poplatky za přeposílání pošty, změny údajů nebo administrativní úkony. Před podpisem smlouvy si pečlivě prostudujte ceník a smluvní podmínky.
-
Reputace poskytovatele
Důvěryhodnost firmy, která vám poskytuje virtuální kancelář, je klíčová. Přečtěte si recenze, zkontrolujte reference a ověřte si, jak dlouho je firma na trhu. Nespolehlivý poskytovatel je známý na úřadech a umístění sídla na jeho adrese automaticky vzbudí jejich pozornost.
-
Možnost osobního přístupu
I když jde o virtuální kancelář, může se hodit možnost osobního vyzvednutí pošty nebo setkání se zákazníky v zasedací místnosti. Ověřte si, zda vám poskytovatel tuto možnost nabízí, zda se nejedná pouze o schránku v domě nebo prostor, kde se poskytovatel vyskytuje pouze pár hodin týdně.