Podnikat ve 21. století už neznamená nutně mít klasickou kancelář s nábytkem, recepcí a každodenní přítomností zaměstnanců. Stále více podnikatelů hledá flexibilní a cenově dostupné možnosti, jak vést svůj byznys moderně a efektivně. Právě virtuální kancelář je jedním z řešení, které umožňuje snížit náklady a zároveň si udržet profesionální image firmy.
Co je to virtuální kancelář a virtuální sídlo?
Virtuální kancelář je služba, která poskytuje podnikatelům a firmám oficiální sídlo firmy, často v atraktivní lokalitě, bez nutnosti fyzické přítomnosti. Kromě adresy pro zápis do obchodního rejstříku obvykle zahrnuje i doplňkové administrativní služby, jako je přebírání a přeposílání pošty, skenování dokumentů, telefonní asistentku nebo možnost využít zasedací místnost – viz http://www.profi-kancelar.cz/jak-to-chodi-ve-virtualni-kancelari.
Termín virtuální sídlo označuje konkrétně adresu, která slouží jako oficiální adresa podnikatele nebo společnosti. Tato adresa je uvedena v obchodním a živnostenském rejstříku a slouží jako kontaktní místo pro úřady, obchodní partnery i zákazníky.
Úspora nákladů
Hlavní motivací pro využití virtuální kanceláře je úspora. Náklady na tradiční kancelářské prostory – nájem, energie, údržba, vybavení a personál – se mohou rychle vyšplhat do desetitisíců měsíčně. U virtuálního sídla ale platíte pouze za to, co skutečně využíváte. Základní služby se obvykle pohybují v řádu několika stokorun až tisíců korun měsíčně, v závislosti na lokalitě a rozsahu služeb – viz http://www.profi-kancelar.cz/cenik-virtualni-kancelar-sidlo-firmy.
To ocení zejména:
- začínající podnikatelé, kteří chtějí minimalizovat počáteční náklady,
- živnostníci pracující z domova nebo na cestách,
- firmy s týmem v terénu, které nepotřebují stálé kancelářské prostory,
- zahraniční společnosti, které začínají podnikat v Česku.
Prestižní sídlo firmy
Další výhodou je možnost zvolit si atraktivní adresu jako sídlo firmy, například v centru Prahy. Taková adresa působí důvěryhodněji na klienty i obchodní partnery. Zároveň si zachováte soukromí – nemusíte uvádět svou soukromou domácí adresu v obchodním rejstříku.
Flexibilita a jednoduchost
Virtuální kancelář je navržena tak, aby se přizpůsobila vašim potřebám. Službu můžete kdykoliv upravit – rozšířit ji o další funkce, změnit adresu, nebo ji zcela zrušit bez zbytečné administrativy. Celý proces je rychlý a jednoduchý. Ve většině případů stačí podepsat smlouvu a poskytovatel služby za vás vyřeší i změnu údajů v obchodním rejstříku – viz http://www.profi-kancelar.cz/zmena-sidla-spolecnosti.
Doplňkové služby
Kromě základního využití virtuálního sídla nabízejí poskytovatelé i řadu doplňkových služeb:
- Skenování a přeposílání pošty – důležité dokumenty dostanete obratem na e-mail nebo poštou na libovolnou adresu.
- Telefonní operátor – představení se jménem firmy klienta a převzetí vzkazu.
- Zasedací místnosti – pokud potřebujete osobní schůzku v reprezentativním prostředí.
Legislativa a zákonné požadavky
Z hlediska české legislativy je využívání virtuálního sídla zcela legální. Je však důležité, aby byla služba poskytována seriózní společností a aby bylo k dispozici písemné oprávnění k umístění sídla na dané adrese, což je podmínka zápisu sídla do obchodního rejstříku.
Zároveň platí, že úřady musí mít možnost doručit vám písemnosti nebo s vámi komunikovat na uvedené adrese. Kvalitní poskytovatel virtuální kanceláře tuto podmínku splní a zároveň vás o doručené korespondenci neprodleně informuje.
Virtuální kancelář je chytré, flexibilní a úsporné řešení pro moderní podnikatele. Umožňuje výrazně snížit náklady na provoz firmy, zajistit si profesionální image a zároveň neztratit kontakt se světem podnikání. Ať už jste na začátku podnikání, nebo hledáte cestu, jak optimalizovat své výdaje, virtuální sídlo je krok správným směrem.