Virtuální kancelář si mnozí spojují hlavně s živnostníky (OSVČ), nově založenými začínajícími společnostmi nebo malými firmami bez zaměstnanců. Ve skutečnosti ji ale čím dál častěji využívají také střední a větší podniky, které už mají svůj tým, provozovny a reálné obchodní aktivity. Proč? Důvody jsou často čistě racionální, ekonomické nebo strategické – a rozhodně nejde o žádný trik. Naopak, správně využitá virtuální kancelář může firmě pomoci optimalizovat provoz a zároveň si zachovat seriózní image.
Co je to vlastně virtuální kancelář?
Virtuální kancelář je služba, díky které si podnikatel nebo firma zřídí oficiální sídlo na prestižní adrese, aniž by si tam musela reálně pronajímat fyzické kancelářské prostory. Takové virtuální sídlo zapsané v obchodním rejstříku a funguje jako kontaktní místo pro úřady, poštu i obchodní partnery.
Služba obvykle zahrnuje:
- příjem a přeposílání pošty,
- možnost fyzických schůzek v zasedacích místnostech,
- notifikace o došlé poště,
- skenování zásilek,
- a další administrativní podporu.
Proč to dává smysl i pro větší firmu?
1. Oddělení sídla od provozu
Řada firem provozuje činnost ve vlastních halách, skladech nebo dílnách, které ale nejsou vhodné jako oficiální sídlo firmy – buď kvůli své adrese, málo reprezentativnímu okolí, vzhledu budovy, nebo právnímu režimu (např. pronájem bez souhlasu majitele k zápisu sídla). Virtuální kancelář poskytne profesionální adresu a přitom umožní firmě dál fungovat v provozních prostorách mimo sídlo.
2. Prestižní adresa pro budování důvěry
Zejména v oblasti B2B, právních, finančních nebo IT služeb je rozdíl mezi sídlem v panelovém domě na sídlišti na okraji města a reprezentativní budovou v širším centru Prahy. Prestižní adresa může ovlivnit první dojem obchodního partnera nebo klienta – i když se reálné služby poskytují jinde.
3. Nižší náklady oproti klasickému pronájmu
Udržování fyzické kanceláře v atraktivní lokalitě může být pro firmu zbytečně nákladné, pokud ji reálně využívá jen minimálně (např. pouze pro občasné schůzky). Virtuální sídlo je mnohonásobně levnější, přičemž firma si zachová většinu administrativních výhod – včetně možnosti využívat zasedací prostory podle potřeby.
4. Jednodušší správa korespondence
Velké firmy s decentralizovaným provozem (např. s více sklady nebo provozovnami v různých krajích) mohou využít centrální sběrné místo pro poštu a úřední dokumenty, zde se ukazuje výhoda Prahy jako přirozeného zeměpisného centra – viz článek: http://www.profi-kancelar.cz/sidlo-pro-firmu. Virtuální kancelář zajišťuje přebírání a přeposílání korespondence, často včetně její digitalizace. Vedení firmy tak má přístup k zásilkám v reálném čase, bez ohledu na to, kde se fyzicky nachází.
Není to „finta na úřady“?
Nikoliv. Virtuální kancelář je zcela legální služba, kterou české zákony umožňují – viz http://www.profi-kancelar.cz/otazky-a-odpovedi/ – 20. Klíčové je, že:
- poskytovatel sídla dává písemný souhlas k umístění sídla firmy,
- adresa je reálně dostupná a značená,
- poštu přebírá oprávněná osoba.
Z hlediska úřadů jde o plnohodnotné sídlo. Pro daňové účely (např. u finančního úřadu) však může být důležitá i reálná ekonomická činnost – proto je vhodné mít zároveň reálně fungující provozovny nebo pracovní místa.
Virtuální sídlo dnes není známka „malosti“ nebo neprofesionality. Naopak – pro mnoho firem představuje praktický nástroj ke zjednodušení administrativy, zefektivnění provozu a posílení image. Pokud tedy vaše firma hledá způsob, jak zlepšit správu sídla bez zbytečných nákladů, virtuální kancelář může být rozumným krokem – a to i v případě, že už dávno nepatříte mezi malé hráče.